Operator section

TELEPHONE OPERATOR

Telepon Operator adalah salah satu seksi yang ada pada Kantor Depan Hotel yang mempunyai kedudukan yang sama dengan petugas informasi,  penerima tamu,  pemesanan kamar, pelayanan barang dan kasir kantor depan.Di hotel, sarana telepon merupakan kunci utama sebagai penunjang bisnis. Oleh karena itu, penanganan sistem dan layanan komunikasi di hotel dilakukan oleh seksi khusus yang dikenal dengan operator telepon.




Seorang telepone operator harus mampu menjunjung tinggi citra persahaan dan memberikan konstribusi dalam meningkatkan image hotel dimata tamu The guest impression dapat dimulai dari percakapan lewat telepon.   
Sekarang bahwa sedang trend dimana rule dari telephone operator hotel juga menjalankan tugas reservasi, upselling, dan sekaligus pemandu untuk berbagai informasi tertentu yang diarahkan untuk terjadinya suatu transaksi. Jadi tidak hanya pasif menerima telepon dan menyambungkan saja.

Adapun layanan komunikasi yang biasanya diberikan oleh pihak hotel / telepon operator adalah :
o  Menangani/ menjawab sambungan telepon masuk (Incoming Call)
o  Menangani panggilan telepon keluar (Outgoing Call)
o  Memberikan layanan pengiriman dan penerimaan faksimili
o  Memberikan layanan akses internet (wire atau spot)
o  Memberikan layanan bangun pagi (wake-up call/morning call)
o  Memberikan layanan informasi (hotline)
o  Memberikan layanan pemutaran hiburan film dan musik ( cuma - cuma atau pasca bayar ) di kamar tamu dan musik di area publik di hotel
o  Memberikan layanan komunikasi di dalam hotel (House Call)
o  Menangani panggilan telepon darurat dan ancaman telepon ( emergency call )
o  Menangani panggilan pesan di hotel dan pengaturan parkir kendaraan melalui pengeras suara

Tugas pokoknya  adalah :
1.         Menangani permintaan sambungan pembicaraan telepon.                   
Jenis – jenis hubungan  telepon dapat dibagi atas :
o    Hubungan antar departemen  atau antar seksi. ; hubungan antara tamu satu dengan tamu yang lain di dalam lingkungan hotel.
o    Hubungan local. ; Hubungan antara satu daerah dengan daerah lain dalam satu kota.o    Hubungan Interlokal.; Hubungan dari satu kota ke kota lain.
o    Hubungan Internasional. ( Long distance Call ) ; hubungan  jarak jauh antar Negara

Proses penanganan sambungan telepon bisa dilaksanakan dengan dua cara yaitu
a.     Melalui Telepon Operator
 Apabila tamu melakukan proses penyambungan melalui Telepon Operator, maka petugas harus menanyakan beberap informasi dari tamu yang bersangkutan seperti ;
§  Nama tamu.
§  Nomor kamar. Code daerah / Code Negara.
§  Nomor telepon yang dituju.

b.    Tanpa melalui Telepon Operator.Prosedur penyambungan telepon tanpa melalui Telepon Operator adalah :
@      Sambungan keluar / dalam kota atau local
KODE MASUK KOTA
NOMOR YANG DITUJU                               
@      Sambungan telepon antar kota  atau interlokal
KODE MASUK  DALAM NEGERI
KODE WILAYAH
NOMOR YANG DITUJU
@   Sambungan telepon antar Negara  atau international       Interlokal
KODE MASUK INTERNATIONAL DIRECT DIAL
INTERNATIONAL CODE / PREFIX
KODE NEGARA
KODE WILAYAH
NOMOR YANG DI TUJU

1. Informasi Penting yang Perlu Diketahui oleh Operator Telepon di     Hotel.
¨       Harga kamar ( room rates ) dan status kamar ( room status )
¨       Seluruh informasi tentang hotel termasuk hal-hal khusus yang ditawarkan oleh hotel (All Information of your hotel: All  special  interest offer)
¨       Fasilitas yang tersedia di hotel (Hotel Facilities).
¨       Daftar harga produk lain (Price List)
.¨      Informasi tentang aktivitas yang tersedia dilingkungan sekitar hotel (Information which activities are available in the surrounding).
¨       Orang-orang yang bertanggung jawab pada setiap departemen (Responsible people in department (Decision Maker in Hotel).
¨       Pengetahuan tentang arah atau aksesibilitas ke hotel anda (Directions)
¨       Informasi penting lain tentang:: arrival facilities, connecting flights or transportation.
¨       Promosi (Promotions) .

2. Teknik Menjual melalui Telepon
¨       To suggest a choice for the guest Memberikan saran pilihan untuk tamu (Suggestive Selling)
¨       Describe the benefit of the productMemberikan gambaran/deskripsi tentang nilai atau manfaat produk( Descriptive Selling)
¨       Give more information Menjelaskan dengan jelas, jujur, seksama dan lengkap tentang produk yang ditawarkan (Explanations)        Offer the better productfirst than let the guest decide
¨       Tawarkan produk yang utama terlebih dahulu, kemudian beri kesempatan pada tamu untuk memutuskan (Up-selling).               Selling something extra to guest when they are buying  something ,Menawarkan produk lain saat tamu membeli suatu produk (Cross-selling)

Sumber: http://riskaxiiakomodasiperhotelan.blogspot.co.id/2014/11/public-relationtelephone-operator.html?m=1